Taller

Girando espectáculos: cómo salir de la rotonda.
Los procesos de la acogida de compañías en un teatro

La acción formativa toma el formato de Taller con la idea de potenciar el aprendizaje colaborativo y entre pares de todos los asistentes.

La diversidad de dimensión de equipamientos, de compañías, de tipos de teatros, de géneros, de instalaciones técnicas, de públicos, etc., hacen inviable la estandarización de un modelo único de procedimiento de acogida que sea válido para todos los casos.

Hemos propuesto un listado de contenidos suficientemente extensos para disponer, a vista de pájaro, de todos los elementos que podrían formar parte del proceso de acogida.

Obviamente, no podremos abordarlos todos con profundidad. La tarea que realizarán los participantes durante el taller será detectar, identificar y analizar aquellos ítems críticos que están en el origen de las dificultades y disfunciones que observamos en el proceso de acogida.

El objetivo es poner en valor las buenas prácticas que el sector acumula. A partir de la problematización del proceso se propone recoger las aportaciones de los participantes para transformarlas finalmente en orientaciones, ejemplos y criterios para la mejora de la práctica en cada teatro.

No se trata pues de un Taller de acogida de compañías en el que al asistente vaya a efectuar una simulación del proceso en detalle partiendo de cero, sino que se propone hacer una reflexión colectiva entre profesionales que ya realizan la actividad de acogida y que por tanto son conocedores de las dificultades y problemas que la acogida comporta.

Más que encontrar respuestas intentaremos formular las preguntas adecuadas. Cada profesional tendrá ocasión de trasladar a su caso particular aquellas ideas de interés que surjan de los trabajos durante el taller. El resultado de aprendizaje final será distinto para cada participante, ya que la metodología escogida así lo propicia.

La conducción del taller correrá a cargo de especialistas en cada una de las áreas
• Gestión y producción
• Comunicación / marketing
• Producción Técnica

Su función será la proposición de las actividades prácticas a realizar, la conducción de los trabajos y los debates y la colaboración en la formalización de las aportaciones de los asistentes.

Objetivos generales del taller

Efectuar un análisis de 360º de los procesos operativos para la acogida de una compañía en un teatro, centrándose en las relaciones entre la compañía y el local de acogida, proporcionando al asistente un marco general de actuación, ejemplos de buenas prácticas, criterios e indicadores de calidad que permitan la traslación al contexto particular de cada establecimiento / compañía.

Objetivos específicos del taller

• Desarrollar la visión global del proceso de acogida.
• Reconocer la representación como actividad única y conjunta realizada en cooperación entre el teatro y la compañía.
• Analizar y evaluar un espectáculo en sus dimensiones: artística, económica, técnica, de gestión, administrativa, legal y de comunicación.
• Examinar las necesidades y valorar los servicios que un espectáculo genera en teatro que lo acoge.
• Determinar los criterios internos que determinan el confort artístico y técnico de la estancia de la compañía en el teatro.
• Formular un organigrama de los procedimientos operativos de la acogida realizando un análisis de 360º de los agentes implicados e identificando la tarea de cada uno desde el momento del preacuerdo hasta la realización de la representación y el cierre de la actividad.
• Analizar la estructura interna y el organigrama funcional del teatro identificando los puntos débiles que dificultan el proceso.
• Analizar el flujo de valor de los subprocesos de la acogida.
• Establecer criterios para organizar internamente el equipo del teatro y sus funciones para la mejora del proceso de acogida.
• Crear una metodología de funcionamiento y gestión interna para facilitar el trabajo del equipo del Teatro y de las Compañías que sean acogidas.
• Interpretar los componentes del caché de una compañía para establecer un diálogo adecuado con la compañía
• Interpretar los costes operativos de explotación de un teatro (representación) para establecer un diálogo adecuado con el local de acogida.
• Analizar los costes que genera para un teatro la acogida de una compañía y su espectáculo en gira.
• Analizar y valorar el caché de un espectáculo desde el punto de vista de los gastos que cubre y su impacto para la compañía en gira y para el teatro de acogida
• Reconocer la importancia de la negociación y la obtención del compromiso entre las partes a partir del intercambio de información fiable y en plazo.
• Establecer procedimientos para la obtención de la información necesaria antes y durante el proceso.
• Identificar la información que deben intercambiar teatro y compañía para el buen desarrollo de la contratación, negociación y resultado final en la exhibición del espectáculo.
• Evaluar en cada etapa el impacto que las propias decisiones tienen en los ámbitos administrativo, económico, de comunicación y técnico.
• Reconocer el impacto de los incumplimientos propios.
• Reconocer la importancia del cumplimiento de los plazos
• Analizar la estructura de una ficha técnica de gira o “rider” y efectuar la evaluación calidad / costos
• Establecer la viabilidad técnica de la acogida a partir de las condiciones técnicas de nuestro equipamiento
• Escoger y valorar los elementos que deben incluirse en el contrato
• Diseñar y trabajar el contenido del contrato como herramienta de información, resolución de problemas, detalle de necesidades y objetivos de la Compañía y del espectáculo que presenta.
• Formular buenas prácticas para los procedimientos operativos y redactar indicadores de calidad
• Reconocer la importancia de los públicos como eje vertebrador de las estrategias de marketing y comunicación.
• Consensuar y coordinar acciones entre creadores, productores, distribuidores, programadores, exhibidores… y públicos.
• Potenciar la corresponsabilidad de las compañías y teatros en realizar una buena campaña de promoción y marketing.
• Establecer relatos claros de comunicación que permitan optimizar los canales y medios de comunicación y difusión para conectar simultáneamente la programación artística y el espectáculo concreto con los públicos y viceversa.


Conductores del taller

Jordi Planas
Director de la ESTAE. Escuela Superior de Técnicas de las Artes del Espectáculo
Pepe Zapata
Socio fundador de Teknecultura
Montse Prat
Profesora de Producción en ESART, Campus Internacional de las Artes Escénicas y en ESAD del Institut del Teatre de Barcelona


Acreditación

Certificado de asistencia expedido por La Red de Teatros


Duración

12 horas en formato presencial

Contenidos

1. Introducción propedéutica

  • Presentación del taller
  • ¿Qué vamos a hacer y cómo vamos a trabajar?

2. Los procedimientos operativos de la acogida

  • “Las cosas se arreglan, pero esto no mejora”
  • Un objetivo único, diversos agentes. Análisis 360º
  • El proceso de acogida: de la transacción al compromiso
  • Alcance y etapas del proceso operativo de acogida
  • “Quintiliano” va de gira
  • ¿Cómo organizar el teatro para la acogida? Los flujos de valor

3. Conocimiento mutuo y gestión: Los dosieres

  • El dosier de la compañía: contenidos esenciales y punto de partida
  • Descripción del espectáculo
  • Motivaciones artísticas, contenido, objetivos, público/espectador
  • Ficha artística
  • Ficha técnica
  • Material de promoción: fotos, vídeos, críticas…
  • Calendario/Planning: llegada al Teatro, montaje, función, desmontaje
  • Cachet del espectáculo
  • El “dosier del teatro”: ¿cómo comunica le teatro las necesidades a la compañía? Qué debe contener el “dossier del teatro”?

4. ¡Vienen!: Empieza la fiesta

  • Planificación global de los procedimientos operativos
  • El caché. Presupuesto de bolo. Costos del Teatro por función
  • Flujo de informaciones compañía / teatro
  • El contrato como documento de base para un buen entendimiento en base a objetivos comunes.  Primer borrador de contrato
  • Negociaciones. ¿Qué aporta cada parte? (Gestión, técnica, comunicación…)
  • ¿Qué debe contener un contrato de acogida de una compañía en gira? Las cláusulas que el teatro y compañía no deben olvidar.  Ejemplo: contratos modelo de La Red
  • Contrato definitivo
  • Forma de pago. Calendario

5. Difusión: Públicos

  • Punto de partida: ¿Es este espectáculo para mi teatro y para mi público?
  • Perfiles de públicos a quien va dirigido el espectáculo. Características, volumen, canales prioritarios de comunicación
  • ¿Coinciden [o no] con los que acostumbra a trabajar la compañía?
  • Objetivos cualitativos y cuantitativos. Métricas e indicadores

6. La cooperación entre el teatro de acogida y la compañía en la difusión del espectáculo

  • ¿De quién es la responsabilidad de que se llene el teatro? Creación de estrategias comunes
  • Construcción de un espacio de cooperación, participación y corresponsabilidad entre compañía y teatro de acogida
  • ¿Qué materiales aporta cada parte? ¿Quién paga qué?

7. Canales de comunicación

  • Online: web, blog, redes sociales, email marketing
  • Offline. Programa general, cartelería, programa de mano…

8. Acciones de comunicación

  • Actividades paralelas: Talleres, máster classes, ensayo abierto, contacto con el público, indoor/outdoor
  • Política de precios: Precios, descuentos, abonos y packsç
  • Prensa (rueda de prensa, entrevistas, clipping…)
  • Influencers: Blogueros, instagramers, youtubers
  • Publicidad (Plan de medios. Detalle y presupuesto)

9. La técnica y su peso condicionante en la acogida

  • ¿Por qué es tan cara la técnica?
  • La técnica como parte integrante de la representación. Prestación de servicios técnicos al “cliente interno”: Matriz de profundidad del servicio
  • ¿Tengo la organización adecuada para los objetivos propuestos? Balance calidad/recursos técnicos El Teatro como sistema sociotécnico

10. La documentación del área técnica

  • ¿Cómo obtener la información que necesitamos?
  • ¿Que contiene la ficha técnica de local?
  • ¿Qué contiene la ficha técnica de espectáculo (Rider)?
  • Check lists, formularios. Estandarización de la información que precisa el teatro

11. Establecimiento de la viabilidad técnica del proyecto

  • Análisis de la ficha técnica del espectáculo y las condiciones del teatro de acogida
  • Parámetros de ajuste del proyecto y las repercusiones económicas, artísticas y de producción
  • Negociación. Obtención del compromiso interno y externo
  • Establecimiento del pliego de condiciones técnicas anexo al contrato y su valoración económica
  • Planning técnico

12. Seguridad del público y del trabajador

  • Marco legal
  • Coordinación de actividades empresariales. La seguridad del público y la prevención de riesgos laborales. Qué y cómo
  • Obligaciones y responsabilidades del coordinador técnico

13. Cuando la compañía ya está en el teatro

  • El confort “artístico” y el “confort técnico”
  • Cumplimiento de los compromisos adquiridos
  • La implicación del equipo técnico en la realización de la representación
  • Cierre de la representación

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